Охрана труда в цифровую эпоху: электронный документооборот и новые правила выдачи СИЗ
Специально для журнала «PRO Безопасность» эксперты Консорциума «Кодекс» подготовили разъяснения по самым острым вопросам, с которыми сегодня сталкиваются специалисты по охране труда.
Всемирный день охраны труда — повод обсудить сложности, с которыми особенно часто сталкиваются специалисты в условиях стремительно меняющегося законодательства. Специалистам важно не только успевать отслеживать нововведения, но и грамотно применять на практике. Именно поэтому в службу поддержки пользователей системы «Техэксперт: Охрана труда» каждую неделю поступают десятки обращений. Чтобы лучше понять, что волнует профессиональное сообщество, эксперты «Кодекса» провели опрос в Telegram-канале «Техэксперт: Охрана труда и безопасность». Оказалось, наибольший интерес вызывают вопросы, связанные с электронным документооборотом и порядком выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ).
Электронный документооборот: СОУТ, акты и электронные подписи

Введение электронного документооборота в сфере охраны труда — одна из наиболее обсуждаемых тем последних лет. Постепенный переход на цифровые технологии позволяет снизить нагрузку на специалистов и ускорить обработку информации. Однако переход к электронному формату требует особого внимания к требованиям законодательства и соблюдения всех установленных процедур.

Одним из популярных вопросов среди пользователей систем «Техэксперт: Охрана труда» остается возможность ознакомления работников с результатами специальной оценки условий труда (СОУТ) в электронном виде. Специалисты интересуются: «Можно ли зафиксировать факт ознакомления работника с помощью простой электронной подписи (ПЭП)?»

Эксперты Консорциума «Кодекс» отвечают: действующее законодательство допускает такую возможность. Согласно требованиям статей 22.1 и 22.3 Трудового кодекса РФ, если на предприятии внедрен электронный документооборот и работник дал письменное согласие на использование простой электронной подписи для взаимодействия с работодателем, подтверждение ознакомления с результатами СОУТ с помощью ПЭП является законным.

Для этого необходимо соблюсти несколько условий:
  • наличие утвержденного на предприятии регламента электронного документооборота;
  • включение в трудовой договор или отдельное соглашение положений об использовании простой электронной подписи;
  • обеспечение конфиденциальности ключа ПЭП, которая закрепляется отдельным соглашением между работником и работодателем.
ВАЖНО ПОМНИТЬ:

Не все документы в охране труда можно перевести в электронный вид.

Так, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, документы о прохождении инструктажей, а также журналы регистрации требуют личной подписи работника на бумаге. Исключения пока не предусмотрены, несмотря на активное развитие цифровизации в сфере трудовых отношений.

Кроме того, специалисты должны учитывать, что электронные документы необходимо хранить и защищать в соответствии с требованиями законодательства о персональных данных и охране информации. Используемые системы электронного документооборота должны обеспечивать надежную идентификацию подписантов, защищенный доступ к данным и возможность долговременного хранения информации.

Таким образом, переход к электронному документообороту в сфере охраны труда — это не только техническое нововведение, но и юридически значимый процесс, требующий комплексного подхода и внимательного соблюдения всех требований.
Сложные случаи при выдаче СИЗ: что учитывать работодателю

Когда работодатель обязан выдавать дополнительные СИЗ, а когда может от них отказаться?

Средства индивидуальной защиты — важнейший элемент системы охраны труда на любом предприятии. Вопросы, связанные с их выдачей, особенно актуальны после вступления в силу приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, которым утверждены новые правила обеспечения работников СИЗ. Одной из тем, вызывающих наибольшее количество вопросов у специалистов, остается порядок применения Приложения № 2 приказа Минтруда России от 29.10.2021 № 767н.

Эксперты Консорциума «Кодекс» поясняют: работодатель обязан выдавать работникам СИЗ в соответствии с Приложением № 1, которое содержит обязательный перечень средств защиты для каждой профессии и должности. Этот перечень является минимально необходимым, и его сокращение недопустимо.

Однако Приложение № 2 носит рекомендательный характер. В нем приведены дополнительные средства защиты, которые могут использоваться в зависимости от условий труда. При этом у работодателя остается право принимать решение о необходимости их выдачи, опираясь на:
  • СОУТ;
  • оценку профессиональных рисков (ОПР);
  • мнение выборного органа работников (если таковой есть).
Графа 8 Приложения № 2 содержит перечень дополнительных средств защиты, которые работодатель может предусмотреть. Но их обязательная выдача наступает только в случае, если по результатам СОУТ и ОПР установлены повышенные или специфические риски, требующие дополнительных мер.
Например:
  • если СОУТ показала превышение допустимых уровней шума, работодатель обязан обеспечить работников средствами защиты слуха;
  • при работе с химическими веществами — респираторами или защитной одеждой сверх установленного норматива.
Если же результаты оценки условий труда подтверждают, что существующие риски контролируются и без применения дополнительных СИЗ (например, за счет модернизации оборудования, вентиляции или организационных мер), то выдача дополнительных средств из Приложения № 2 становится избыточной.
Можно ли исключить СИЗ из перечня по профессиям, если СОУТ и ОПР показали, что риск минимален?

Согласно п. 18 Правил, утвержденных приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н, при определении объема средств индивидуальной защиты (СИЗ), которые предполагается выдавать работникам, работодатель вправе не учитывать СИЗ от тех опасностей, уровень риска по которым не приведет к вреду здоровью, поскольку реализованы иные меры по управлению этими рисками. Но есть важное уточнение.

Эксперты Консорциума «Кодекс» поясняют: для СИЗ, указанных в Приложении № 1 к приказу № 767н, действует принцип обязательного минимума. Это типовые нормы по профессиям и должностям, и уменьшать их объем запрещено, даже если уровень риска снижен.
Например, если для профессии предусмотрен головной убор или СИЗОД — они должны быть выданы, даже если СОУТ/ОПР показали, что вреда здоровью не будет. Это требование нормы, и оно обязательно к исполнению.

Исключения возможны только в отношении:
Приложения № 2 — нормы по идентифицированным опасностям;
Приложения № 3 — нормы по дерматологическим СИЗ и смывающим средствам.

Именно здесь работодатель вправе (при наличии подтвержденной документации от СОУТ и ОПР) корректировать перечень, исключая средства защиты, если риск контролируется другими методами.

ВАЖНО ПОМНИТЬ:

Все решения по обеспечению работников дополнительными СИЗ должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах (ЛНА) предприятия. Это позволит не только четко определить порядок выдачи и использования СИЗ, но и избежать претензий со стороны контрольно-надзорных органов при проверках. Работодатель вправе и обязан обеспечить сотрудников СИЗ, руководствуясь не только нормативами, но и фактическими условиями труда на предприятии. Грамотная организация этой работы требует системного подхода, своевременной оценки рисков и документального оформления всех принятых решений.
Всемирный день охраны труда — отличный повод напомнить: обеспечение безопасности сотрудников сегодня требует не только выполнения формальных требований, но и системного подхода, основанного на современных инструментах, актуальных знаниях и способности адаптироваться к меняющемуся законодательству. В таких условиях специалисты все чаще обращаются к цифровым инструментам — профессиональным справочным системам, которые помогают не теряться в потоке новых требований, находить точную информацию и принимать взвешенные решения. Особенно важно, чтобы эти системы не просто содержали данные, но и сопровождали пользователя в работе: подсказывали, направляли, помогали применять нормы на практике.

Когда возникает нестандартная ситуация, ни один алгоритм не заменит живого общения с экспертом. Именно поэтому наличие службы поддержки становится важным элементом — не дополнением, а настоящей опорой, которая помогает действовать уверенно и чувствовать себя спокойнее даже в условиях постоянных изменений.
PRO БЕЗОПАСНОСТЬ, | апрель 2025