Как отчитываться Минтруду об обучении сотрудников охране труда

В ЧЕМ СУТЬ НОВОГО ПРОЦЕССА? Разбираемся в вопросе вместе с экспертом

Работодатели передают на сайт Минтруда информацию о своих подчиненных, завершивших обучение по охране труда. Эти данные вносятся в соответствующий реестр.

Кому не нужно отправлять данные о внутреннем обучении?
Микропредприятиям, если обучение представляет собой инструктаж по ОТ на рабочем месте: использование средств индивидуальной защиты (СИЗ), оказание первой помощи, требования охраны труда и т. д.

На кого он распространяется?
На работодателей, которые самостоятельно – то есть внутри компании – обучают сотрудников ОТ.

Как это нововведение влияет на охрану труда?
Оно делает обучение в сфере более открытым и контролируемым для органов власти, а это в свою очередь требует более ответственного отношения к обучению по ОТ со стороны работодателей.

Как все работало раньше?
До недавнего времени процесс обучения сотрудников по ОТ внутри организации не был четко регламентирован: например, для проверки знаний достаточно было создать комиссию. Сейчас работодатель должен иметь:

• места или помещения для обучения;
• необходимое оборудование;
• учебно-методическую базу;
• не менее двух обучающих специалистов – в штате или из сторонней компании;
• комиссию по проверке знаний.

С чем могут возникнуть проблемы?

• c приобретением материально-технической базы;
• с организацией учебного кабинета, оснащением мест обучения;
• с организацией самого обучения.

Все это несет материальные и трудовые затраты.

ПРОЦЕСС ПОДАЧИ СВЕДЕНИЙ

Кратко опишем алгоритм подачи данных по обучению ОТ в реестр Минтруда. В следующем блоке разберем каждый шаг подробно.

1. Сначала нужно зарегистрироваться в качестве обучающей организации. Вас внесут в реестр компаний, которые сами обучают своих сотрудников в сфере охраны труда. Без регистрации вы не сможете подать сведения об обучении. На данном этапе работодатель также указывает, что обладает всеми нужными ресурсами для обучения – информационными, техническими и т. д.

2. Когда Минтруд внесет вашу организацию в реестр, вы сможете добавлять информацию об обученных сотрудниках в личном кабинете на сайте Минтруда – как по одной записи за раз, так и массово из XML-файла.

Для работы с каждым реестром потребуется электронная цифровая подпись (ЭЦП) или усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Различие между двумя зашифрованными подписями заключается только в наличии квалифицированного сертификата в случае УКЭП. Юридические лица, индивидуальные предприниматели и нотариусы могут получить ЭЦП бесплатно в налоговой; УКЭП делают платно в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Оба процесса – регистрация и подача сведений – достаточно просты. Большая часть данных заполняется автоматически из портала «Госуслуги».

ИНСТРУКЦИЯ: как подать сведения об обучении по ОТ в реестр Минтруда

Регистрируемся как обучающая организация.
Шаг 1. Зайдите на сайт Минтруда России/ Личный кабинет работодателя по охране труда/ войдите через ЕСИА

1. Вы вошли в профиль работодателя.

Шаг 2. Обучение по охране труда/ Уведомления по реестру работодателей/ Добавить
Вы видите форму, некоторые поля уже заполнены – данные подтянулись из системы ЕСИА.

Шаг 3.

• Тип уведомления/ Регистрация в реестре индивидуальных предпринимателей и юридических лиц, осуществляющих деятельность по обучению своих работников вопросам охраны труда
• Сведения о наличии методических материалов/ Да
• Сведения о наличии в штате организации не менее 2 работников или иных лиц, привлекаемых для обучения/ Да
• Сведения о наличии комиссии по проверке знаний требований охраны труда/ Да/ Сохранить

Вы просматриваете уведомление со статусом «Новое».

Шаг 4.

• Если нашли ошибку: Действия/ Редактировать
• Действия/ Отправить/ Отправить/ ОК
• Выберите сертификат ЭЦП/ Подписать и отправить
• Вы отправили уведомление в Минтруд России.

Ждем внесения в реестр обучающих организаций Минтруда. Если вы все оформили правильно, ваше уведомление получит статус «Принято», «Ожидает внесения в реестр» или «Внесено в реестр». В ином случае – «Отклонено».

Вносим сведения об обученных сотрудниках.
Шаг 1. Войдите в личный кабинет работодателя на сайте Минтруда/ Обучение по охране труда/ Реестр обученных лиц
Вы видите страницу подсистемы «Проверка знаний требований охраны труда субъектами малого предпринимательства, социально ориентированными некоммерческими организациями».

Шаг 2. Реестры/ Реестр обученных по охране труда лиц
Вы видите страницу работы с реестром и данные всех обученных работников: ФИО, должность, СНИЛС и название или ИНН места обучения.

Шаг 3. К ожидающим записям/ Записи, ожидающие добавление в реестр
Добавить вручную:

• Добавить/ Создать/ Добавление отложенной записи/ заполните пустые поля (часть уже заполнена автоматически)/ Сохранить
• Записи, ожидающие добавления в реестр/ добавленная запись/ Действия/ Добавить в реестр/ подпишите запись ЭЦП/ Подписать и отправить

Массовое добавление (через импорт XML-файла):
Шаг 1. Записи, ожидающие добавление в реестр/ Добавить/ Импортировать/ выберите нужный XML-файл
Шаг 2. Записи, ожидающие добавление в реестр/ выберите из импортированных записей те, которые хотите добавить/ Действия/ Добавить в реестр/ подпишите запись ЭЦП/ Подписать и отправить

Готово! Теперь не забывайте вовремя передавать данные об обучении – установленного срока для этого нет, но номер реестра вносят в протокол проверки знаний. Если сведения не поданы, то и номер не внесен, а протокол считается не заполненным до конца. За это тоже можно получить штраф.